FOIA کی درخواستیں۔

حقوق اور ذمہ داریاں

درخواست دہندگان کے حقوق اور The Office of the Governor کی ذمہ داریاں The Virginia Freedom of Information Act کے تحت

The Virginia Freedom of Information Act ("FOIA")، جو § 2میں واقع ہے۔2- Virginia کے کوڈ3700 اور اس کے بعد، Commonwealth کے شہریوں اور میڈیا کے نمائندوں کو عوامی اداروں، سرکاری عہدیداروں، اور سرکاری ملازمین کے پاس موجود عوامی ریکارڈز تک رسائی کی ضمانت دیتا ہے۔

عوامی ریکارڈ وہ کوئی بھی تحریر یا ریکارڈنگ ہے—چاہے وہ کاغذی ریکارڈ ہو، الیکٹرانک فائل، آڈیو یا ویڈیو ریکارڈنگ، یا کوئی اور فارمیٹ ہو—جو عوامی ادارے یا اس کے افسران، ملازمین یا ایجنٹس کے پاس تیار یا ملکیت میں ہو جو عوامی کاروبار کے لین دین میں ہوں۔  تمام عوامی ریکارڈز کو کھلا سمجھا جاتا ہے، اور صرف اس صورت میں روکا جا سکتا ہے جب کوئی مخصوص، قانونی استثنیٰ لاگو ہو۔

FOIA کی پالیسی کے مطابق FOIA کا مقصد تمام افراد میں حکومتی سرگرمیوں کے بارے میں آگاہی بڑھانا ہے۔  اس پالیسی کو آگے بڑھانے کے لیے، FOIA کا تقاضا ہے کہ قانون کی آزادانہ تشریح کی جائے، رسائی کے حق میں، اور عوامی ریکارڈز کو روکنے کی اجازت دینے والی کسی بھی استثنیٰ کی تشریح محدود انداز میں کی جائے۔

گورنر کے دفتر سے عوامی ریکارڈز کی درخواست کرنا

• آپ گورنر آفس ("دی آفس") سے گورنر آفس نیکسٹ ریکویسٹ پورٹل، یو ایس میل، فیکس، ای میل، ذاتی طور پر یا فون کے ذریعے عوامی ریکارڈز کی درخواست کر سکتے ہیں۔ FOIA میں آپ کو اپنی درخواست پہنچانے کے لیے کوئی خاص طریقہ استعمال کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔  FOIA یہ بھی ضروری نہیں کہ آپ کی درخواست تحریری ہو، اور نہ ہی آپ کو یہ بیان کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ FOIA کے تحت ریکارڈز مانگ رہے ہیں۔
  • عملی طور پر، یہ آپ اور درخواست وصول کرنے والے شخص دونوں کے لیے مددگار ہو سکتا ہے کہ آپ اپنی درخواست تحریری شکل میں لیں۔ اس سے آپ اپنی درخواست کا ریکارڈ بنا سکتے ہیں۔  یہ ہمیں واضح طور پر بتاتی ہے کہ آپ کون سے ریکارڈز مانگ رہے ہیں، تاکہ زبانی درخواست پر کوئی غلط فہمی نہ ہو۔  تاہم، اگر آپ تحریری طور پر نہ دینے کا فیصلہ کریں تو ہم آپ کی FOIA درخواست کا جواب دینے سے انکار نہیں کر سکتے۔
• آپ کی درخواست میں آپ کے مطلوبہ ریکارڈز کی "معقول وضاحت" کے ساتھ شناخت ہونی چاہیے۔ یہ ایک عام فہم معیار ہے۔  یہ آپ کی درخواست کردہ ریکارڈز کی مقدار یا تعداد کی طرف اشارہ یا محدود نہیں کرتا؛ اس کے بجائے، یہ ضروری ہے کہ آپ اتنے مخصوص ہوں کہ ہم ان ریکارڈز کی شناخت اور تلاش کر سکیں جن کی آپ تلاش کر رہے ہیں۔
• آپ کی درخواست میں موجودہ ریکارڈز یا دستاویزات مانگنی ہوں گی۔ FOIA آپ کو ریکارڈز کا معائنہ یا نقل کرنے کا حق دیتا ہے؛ یہ اس صورت حال پر لاگو نہیں ہوتا جہاں آپ دفتر کے کام کے بارے میں عمومی سوالات پوچھ رہے ہوں، اور نہ ہی دفتر کو ایسا ریکارڈ بنانے کا تقاضا کرتا ہے جو موجود ہی نہ ہو۔
• آپ الیکٹرانک ریکارڈز کو کسی بھی فارمیٹ میں حاصل کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں جو دفتر کے معمول کے کاروبار میں استعمال ہوتا ہے۔
  • مثال کے طور پر، اگر آپ ایکسل ڈیٹا بیس میں محفوظ ریکارڈز کی درخواست کر رہے ہیں، تو آپ ان ریکارڈز کو الیکٹرانک طور پر، ای میل کے ذریعے، کمپیوٹر ڈسک یا فلیش ڈرائیو پر، یا ان ریکارڈز کی پرنٹ شدہ کاپی وصول کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔
• اگر ہمیں آپ کی درخواست کے بارے میں سوالات ہوں، تو براہ کرم عملے کی کوششوں میں تعاون کریں تاکہ آپ جس قسم کے ریکارڈ کی تلاش کر رہے ہیں اسے واضح کیا جا سکے، یا کسی بڑی درخواست کے جواب کے بارے میں معقول معاہدے تک پہنچنے کی کوشش کی جا سکے۔ FOIA کی درخواست کرنا کوئی مخالفانہ عمل نہیں ہے، لیکن ہمیں آپ کی درخواست پر آپ سے بات چیت کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ہم سمجھتے ہیں کہ آپ کون سے ریکارڈز تلاش کر رہے ہیں۔

آپ کی درخواست کا جواب دینے میں دفتر کی ذمہ داریاں

• دفتر کو آپ کی درخواست موصول ہونے کے پانچ ورکنگ دنوں کے اندر جواب دینا ہوگا۔ "پہلا دن" آپ کی درخواست موصول ہونے کے اگلے دن شمار ہوتا ہے۔  پانچ دن کی مدت میں ویک اینڈز، چھٹیاں، یا دیگر وہ دن شامل نہیں جب دفتر کاروبار کے لیے بند ہوتا ہے۔
• دفتر سے عوامی ریکارڈز کی درخواست کی وجہ غیر متعلقہ ہے، اور آپ کو یہ بتانے کی ضرورت نہیں کہ آپ کو ریکارڈز کیوں چاہیے اس سے پہلے کہ ہم آپ کی درخواست کا جواب دیں۔ تاہم، FOIA دفتر کو آپ سے اپنا نام اور قانونی پتہ فراہم کرنے کا تقاضا کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
• FOIA کا تقاضا ہے کہ دفتر آپ کی درخواست پر پانچ دن کے اندر درج ذیل میں سے کوئی ایک جواب دے:
  1. ہم آپ کو وہ ریکارڈ فراہم کرتے ہیں جن کی آپ نے مکمل طور پر درخواست کی ہے۔
  2. ہم وہ تمام ریکارڈز روک رہے ہیں جو آپ نے درخواست کیے ہیں، کیونکہ تمام ریکارڈز ایک مخصوص قانونی استثنیٰ کے تابع ہیں۔ اگر تمام ریکارڈز روکے جا رہے ہیں تو ہمیں آپ کو تحریری جواب بھیجنا ہوگا۔  اس تحریر میں روکے جانے والے ریکارڈز کے حجم اور موضوع کی نشاندہی ہونی چاہیے، اور Virginia کے کوڈ کا وہ مخصوص سیکشن بیان کرنا چاہیے جو ہمیں ریکارڈز روکنے کی اجازت دیتا ہے۔
  3. ہم آپ کی درخواست کردہ کچھ ریکارڈز فراہم کرتے ہیں، لیکن دیگر ریکارڈز روک لیتے ہیں۔ ہم پورا ریکارڈ روک نہیں سکتے اگر اس کا صرف ایک حصہ استثنیٰ کے تابع ہو۔  ایسی صورت میں، ہم ریکارڈ کے اس حصے کو حذف کر سکتے ہیں جو روکا جا سکتا ہے، اور آپ کو ریکارڈ کا باقی حصہ فراہم کرنا ہوگا۔  ہمیں آپ کو تحریری جواب فراہم کرنا ہوگا جس میں ورجینیا کے کوڈ کے مخصوص سیکشن کی وضاحت کی گئی ہو جو درخواست کردہ ریکارڈز کے کچھ حصے کو روکنے کی اجازت دیتا ہے۔
  4. ہم آپ کو تحریری طور پر مطلع کرتے ہیں کہ مطلوبہ ریکارڈز نہیں مل سکتے یا موجود نہیں ہیں (ہمارے پاس وہ ریکارڈز نہیں ہیں جو آپ نے طلب کیے تھے)۔ تاہم، اگر ہمیں معلوم ہو کہ کسی اور عوامی ادارے کے پاس درخواست کردہ ریکارڈز موجود ہیں، تو ہمیں آپ کے جواب میں دوسرے عوامی ادارے کی رابطہ معلومات شامل کرنی ہوں گی۔
  5. اگر دفتر کے لیے پانچ دن کے اندر آپ کی درخواست کا جواب دینا عملی طور پر ناممکن ہے، تو ہمیں یہ تحریری طور پر بیان کرنا ہوگا اور ان شرائط کی وضاحت کرنی ہوگی جو جواب دینا ناممکن بناتی ہیں۔ اس سے ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے اضافی سات ورکنگ دن مل جائیں گے، جس سے آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے کل بارہ ورکنگ دن ہوں گے۔  In the case of criminal investigative files requested pursuant to § 2.2-3706.1 of the Code of Virginia, we are allowed an additional 60 working days to respond to your request, giving us a total of 65 working days to respond to your request.
• اگر آپ بہت زیادہ ریکارڈز کی درخواست کرتے ہیں، اور ہمیں لگتا ہے کہ ہم بارہ کام کے دنوں میں آپ کو ریکارڈز فراہم نہیں کر سکتے بغیر ہماری دیگر تنظیمی ذمہ داریوں میں خلل ڈالے، تو ہم عدالت سے آپ کی درخواست کے جواب میں اضافی وقت کی درخواست کر سکتے ہیں۔ تاہم، FOIA کا تقاضا ہے کہ ہم آپ کے ساتھ ریکارڈز کی تیاری کے حوالے سے معقول کوشش کریں اس سے پہلے کہ ہم عدالت جا کر مزید وقت مانگیں۔

الزامات

• ایک عوامی ادارہ معقول چارجز وصول کر سکتا ہے جو اس کی اصل لاگت سے زیادہ نہ ہو جو ان ریکارڈز تک رسائی، نقل کرنا، فراہم کرنا یا تلاش کرنا پڑتا ہے۔ کوئی بھی عوامی ادارہ ریکارڈز بنانے یا برقرار رکھنے یا عوامی کاروبار کے لین دین سے متعلق عمومی اخراجات کی تلافی کے لیے کوئی غیر جانبی، درمیانی یا اضافی فیس یا اخراجات عائد نہیں کرے گا۔  کسی بھی عوامی ادارے کی طرف سے وصول کی جانے والی کوئی بھی نقل کی فیس نقل کی اصل لاگت سے زیادہ نہیں ہوگی۔  ریکارڈز کی تلاش سے پہلے، عوامی ادارہ درخواست گزار کو تحریری طور پر مطلع کرے گا کہ عوامی ادارہ معقول چارجز وصول کر سکتا ہے جو اس کے اصل اخراجات سے زیادہ نہ ہوں جو اس کی رسائی میں، نقل کرنا، فراہم کرنا یا تلاش کرنا چاہتے ہیں، اور درخواست گزار سے پوچھ سکتا ہے کہ کیا وہ 2§ کے سیکشن F میں بیان کردہ درج ریکارڈز کی فراہمی سے پہلے لاگت کا تخمینہ طلب کرنا چاہتا ہے یا نہیں۔2- Virginia کے کوڈ کا3704 ۔
• آپ کو دفتر سے درخواست کردہ ریکارڈز کی ادائیگی کرنی پڑ سکتی ہے۔ FOIA ہمیں FOIA درخواستوں کے جواب کے اصل اخراجات کے لیے چارج کرنے کی اجازت دیتا ہے۔  اس میں عملے کا وقت جو درخواست شدہ ریکارڈز کی تلاش میں صرف ہو، نقل کے اخراجات، یا براہ راست متعلقہ کوئی اور اخراجات شامل ہوں گے۔  موجودہ فیس فی گھنٹہ ریٹ کی بنیاد پر حساب کی جاتی ہے اور عمومی اوور ہیڈ اخراجات کو شامل نہیں کرتی۔
• اگر ہم یہ اندازہ لگاتے ہیں کہ آپ کی درخواست کا جواب دینے پر $200 سے زیادہ لاگت آئے گی، تو ہم آپ سے درخواست کے ساتھ آگے بڑھنے سے پہلے ایک محفوظ سرمایہ کی ادائیگی کا مطالبہ کر سکتے ہیں، جو تخمینہ کی رقم سے زیادہ نہ ہو۔ آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے ہمارے پاس جو پانچ دن ہیں، ان میں وہ وقت شامل نہیں ہوتا جب ہم محفوظ سرمایہ طلب کرتے ہیں اور جب آپ جواب دیتے ہیں۔
• آپ درخواست کر سکتے ہیں کہ ہم پہلے سے ان ریکارڈز کی فراہمی کے چارجز کا اندازہ لگا لیں جو آپ نے طلب کیے ہیں۔ اس سے آپ کو کسی بھی قیمت کے بارے میں پہلے ہی معلوم ہو جائے گا، یا آپ کو اپنی درخواست میں ترمیم کرنے کا موقع ملے گا تاکہ متوقع اخراجات کم کیے جا سکیں۔  وہ پانچ دن جو ہمیں آپ کی درخواست کا جواب دینے کے لیے ہوتے ہیں، ان میں وہ وقت شامل نہیں ہوتا جب ہم آپ کو تخمینہ بھیجتے ہیں اور آپ کے جواب کے درمیان ہوتا ہے۔  اگر آپ تیس دن کے اندر جواب نہیں دیتے تو آپ کی درخواست واپس لی گئی سمجھی جائے گی۔
• اگر آپ ہمیں پچھلے FOIA درخواست کے پیسے ادا کرنے کے مقروض ہیں جو تیس دن سے زیادہ عرصے سے ادا نہیں کی گئی ہے، تو دفتر آپ کی نئی FOIA درخواست کا جواب دینے سے پہلے بقایا بل کی ادائیگی کا مطالبہ کر سکتا ہے۔
• دفتر کو یہ حق حاصل ہے کہ وہ غیر معمولی طور پر زیادہ، وقت طلب یا ضرورت سے زیادہ درخواستوں کے لیے چارج کرے۔

استثنیٰ

Virginia کا قانون دفتر کو اجازت دیتا ہے کہ وہ کچھ ریکارڈز کو عوامی انکشاف سے روکے۔  دفتر عام طور پر درج ذیل استثنیات کے تحت ریکارڈز روک لیتا ہے (دیگر بھی لاگو ہو سکتے ہیں):

• پرسنل انفارمیشن (§ 2.2-3705.1(1))
• وکیل-موکل رازداری (§ 2.2-3705.1(2))
• وکیل کا کام (§ 2.2-3705.1(3))
• وینڈر کی ملکیتی معلومات (§ 2.2-3705.1(6))
• معاہدے کی مذاکرات اور منظوری سے متعلق معلومات (§ 2.2-3705.1(12))
• گورنر کے دفتر کے ورکنگ پیپرز اور خط و کتابت (§ 2.2-3705.7(2))