FOIA کی درخواستیں۔

آفس آف کونسلز ورجینیا فریڈم آف انفارمیشن ایکٹ پالیسی

گورنر کے دفتر کے پاس صرف وہ ریکارڈ موجود ہیں جو گورنر کے دفتر کی جسمانی تحویل میں ہیں۔ گورنر کے دفتر میں انفرادی ریاستی ایجنسیاں شامل نہیں ہیں۔

نظرثانی شدہ نومبر 7، 2019

مقصد

ورجینیا فریڈم آف انفارمیشن ایکٹ (§ 2.2-3700 et exq.) (FOIA یا ایکٹ) کے تحت درخواستوں کے بروقت اور مکمل جوابات فراہم کرنے کے لیے ایک مؤثر اور مؤثر عمل قائم کرنا؛ گورنر کے دفتر کو ایکٹ کی عوامی انکشاف کی ضروریات کی تعمیل میں سہولت فراہم کرنا؛ اور ایکٹ کے تحت عوامی ریکارڈز کے انکشاف کے خواہشمند شخص کو اس کے حقوق اور جواب دینے والے عوامی ادارے کی ذمہ داریوں کے بارے میں مشورہ دینا۔

دائرہ کار

یہ پالیسی تمام FOIA درخواستوں پر لاگو ہوتی ہے جو گورنر کے دفتر کو بھیجی جاتی ہیں، جن میں گورنر شامل ہیں؛ گورنر کے چیف آف اسٹاف، کونسل، ڈائریکٹر آف پالیسی، اور کابینہ سیکرٹریز؛ گورنر کے بین الحکومتی امور کے معاون کے طور پر؛ اور وہ افراد جنہیں گورنر نے Virginia Code § 22-104 (دفتر) کے تحت اختیارات تفویض کیے ہیں۔

ایکٹ کے تحت حقوق اور ذمہ داریاں

یہ ایکٹ، § 2.2-3700 et exq. کے کوڈ آف ورجینیا کا حصہ Commonwealth کے شہریوں اور میڈیا کے نمائندوں کو Commonwealth میں گردش کرنے کی ضمانت دیتا ہے کہ وہ عوامی اداروں، سرکاری عہدیداروں، اور سرکاری ملازمین کے پاس موجود عوامی ریکارڈز تک رسائی حاصل کریں۔ عوامی ریکارڈ وہ کوئی بھی تحریر یا ریکارڈنگ ہے—چاہے فارمیٹ کچھ بھی ہو—جو عوامی ادارے یا اس کے افسران، ملازمین، یا ایجنٹس کے ذریعے تیار یا ملکیت میں ہو، یا اس کے قبضے میں ہو، جو عوامی کاروبار کے لین دین میں ہو۔ تمام عوامی ریکارڈز کو کھلا سمجھا جاتا ہے اور صرف اس صورت میں روکا جا سکتا ہے جب کوئی مخصوص قانونی استثنا لاگو ہو۔ FOIA کا مقصد حکومتی سرگرمیوں کے بارے میں عوامی آگاہی کو فروغ دینا ہے۔ FOIA کی آزادانہ تشریح رسائی کے حق میں ہونی چاہیے، اور کسی بھی استثنیٰ کی تشریح محدود انداز میں کی جانی چاہیے۔

درخواست گزار کے FOIA حقوق

کامن ویلتھ کے شہری اور کامن ویلتھ میں گردش کرنے والے میڈیا کے نمائندے یہ کر سکتے ہیں: - عوامی ریکارڈز کی نقول یا دونوں کی جانچ یا وصول کرنے کی درخواست کر سکتے ہیں - درخواست کردہ ریکارڈز کے چارجز کا پیشگی تخمینہ لگانے کی درخواست کریں - § 22کے تحت درخواست دائر کریں - ضلع یا سرکٹ کورٹ میں FOIA کی تعمیل کو مجبور کرنے کے لیے3713کریں - امریکی ڈاک کے ذریعے FOIA درخواستیں جمع کروا سکیں، فیکس، ای میل، ذاتی طور پر یا فون کے ذریعے FOIA کے لیے درخواستیں تحریری یا FOIA کا حوالہ دینے کی ضرورت نہیں ہے۔ تاہم: - تحریری درخواستیں دستاویزی اور واضح کرنے میں مدد دیتی ہیں کہ کون سے ریکارڈز طلب کیے جا رہے ہیں - درخواستوں میں "معقول مخصوصیت" کے ساتھ ریکارڈز کی شناخت ضروری ہے - FOIA صرف ریکارڈز پر لاگو ہوتا ہے، عمومی سوالات پر نہیں - درخواست گزار کسی بھی باقاعدگی سے استعمال ہونے والے فارمیٹ میں ریکارڈز الیکٹرانک طور پر وصول کرنے کا انتخاب کر سکتے ہیں اگر وضاحت کی ضرورت ہو تو دفتر درخواست کنندہ کے ساتھ تعاون کرے گا۔ FOIA کوئی مخالفانہ عمل نہیں ہے۔

FOIA درخواست کے جواب میں دفتر کی ذمہ داریاں

دفتر کو درخواست موصول ہونے کے پانچ (5) ورکنگ دنوں کے اندر جواب دینا ہوگا۔ "پہلا دن" وصولی کے بعد پہلا ورکنگ ڈے شروع ہوتا ہے۔ ویک اینڈز اور تعطیلات کو مستثنیٰ قرار نہیں دیتے۔ 5کے بعد موصول ہونے والی درخواستیں: شام00 بجے EST کو اگلے کام کے دن موصول شدہ سمجھا جاتا ہے۔ دفتر یہ نہیں پوچھے گا کہ ریکارڈز کیوں طلب کیے جا رہے ہیں لیکن درخواست گزار کا نام اور قانونی پتہ پوچھ سکتا ہے۔ پانچ دن کی مدت کے اندر، دفتر کو اس طرح جواب دینا ہوگا: - تمام درخواست کردہ ریکارڈز فراہم کرنا - تمام ریکارڈز کو مخصوص قانونی استثنا کے تحت روکنا (متعلقہ قانون کی تحریری وضاحت کے ساتھ) - کچھ ریکارڈز فراہم کرنا اور کچھ کو حذف کرنا، اور متعلقہ قانونی اخراج کا حوالہ دینا - اگر لاجسٹک مسائل کی وجہ سے اضافی وقت درکار ہو تو درخواست گزار کو تحریری طور پر مطلع کرنا (سات اضافی کام کے دن تک) غیر معمولی بڑی درخواستوں کے لیے، دفتر درخواست گزار کے ساتھ دائرہ کار محدود کرنے کی کوشش کے بعد FOIA کے تحت عدالت سے اضافی وقت طلب کر سکتا ہے۔

لاگتیں

FOIA دفتر کو اجازت دیتا ہے کہ وہ اصل اخراجات کے لیے چارج کرے، جن میں عملے کا وقت، نقل، اور براہ راست متعلقہ اخراجات شامل ہیں۔ عمومی اوور ہیڈ اخراجات چارج نہیں کیے جا سکتے۔ اگر تخمینہ شدہ اخراجات $200سے زیادہ ہوں تو ڈپازٹ کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ درخواست گزار پیشگی لاگت کا تخمینہ مانگ سکتے ہیں تاکہ اگر چاہیں تو اس کے دائرہ کار کو ایڈجسٹ کیا جا سکے۔

عام طور پر استعمال ہونے والے اخراجات

دفتر عام طور پر درج ذیل استثنیات کے تحت ریکارڈز روک لیتا ہے (دیگر بھی لاگو ہو سکتے ہیں):

• پرسنل ریکارڈز § 2.2-3705.1(1)
• وکیل-موکل رازداری § 2.2-3705.1(2)
• وکیل کا کام § 2.2-3705.1(3)
• وینڈر کی ملکیتی سافٹ ویئر معلومات § 2.2-3705.1(6)
• معاہدہ مذاکرات اور ایوارڈ ریکارڈز § 2.2-3705.1(12)
• گورنر کے ورکنگ پیپرز اور خط و کتابت § 2.2-3705.7(2)