نظر ثانی شدہ نومبر 7 ، 2019

مقصد

• ورجینیا فریڈم آف انفارمیشن ایکٹ (§ 2.2-3700, et seq.) (FOIA یا ایکٹ) کے تحت درخواستوں کے بروقت اور مکمل جوابات فراہم کرنے کے لیے ایک موثر اور موثر عمل قائم کرنے کے لیے؛
• گورنر کے دفتر کو ایکٹ کے عوامی افشاء کے تقاضوں کی تعمیل میں سہولت فراہم کرنے کے لیے؛ اور
• کسی ایسے شخص کو مشورہ دینا جو اس کے حقوق کے ایکٹ کے تحت عوامی ریکارڈ کے افشاء اور جواب دینے والے عوامی ادارے کی ذمہ داریوں کو ظاہر کرے۔

SCOPE

یہ پالیسی گورنر کے دفتر کو بھیجی گئی تمام FOIA درخواستوں پر لاگو ہوتی ہے، جس میں گورنر بھی شامل ہے۔ گورنر کے چیف آف اسٹاف، مشیر، پالیسی کے ڈائریکٹر، اور کابینہ سیکرٹریز؛ گورنر کے معاون برائے بین الحکومتی امور؛ اور وہ افراد جن کو گورنر نے ورجینیا کوڈ § 2 کے مطابق اپنا اختیار سونپا ہے۔ 2-104 (آفس)۔

ایکٹ کے تحت حقوق اور ذمہ داریاں

ایکٹ، § 2 ۔ 2-3700 ، وغیرہ۔ seq کوڈ آف ورجینیا، دولت مشترکہ کے شہریوں اور ذرائع ابلاغ کے نمائندوں کو دولت مشترکہ میں گردش کرنے، عوامی اداروں، سرکاری اہلکاروں، اور سرکاری ملازمین کے پاس موجود عوامی ریکارڈ تک رسائی کی ضمانت دیتا ہے۔

عوامی ریکارڈ کوئی تحریر یا ریکارڈنگ ہے – قطع نظر اس کے کہ یہ کاغذی ریکارڈ، ایک الیکٹرانک فائل، آڈیو یا ویڈیو ریکارڈنگ، یا کوئی اور فارمیٹ ہے – جو کہ کسی عوامی ادارے یا اس کے افسروں، ملازمین یا ایجنٹوں کے پاس عوامی کاروبار کے لین دین میں تیار یا ملکیت میں ہے۔ تمام عوامی ریکارڈز کو کھلا سمجھا جاتا ہے، اور صرف اس صورت میں روکا جا سکتا ہے جب کوئی مخصوص، قانونی اخراج لاگو ہو۔

FOIA کا مقصد حکومتی سرگرمیوں کے بارے میں عوام میں بڑھتی ہوئی بیداری کو فروغ دینا ہے۔ FOIA کا تقاضہ ہے کہ قانون کی تشریح آزادانہ طور پر، رسائی کے حق میں کی جائے، اور یہ کہ عوامی ریکارڈز کو روکنے کی اجازت دینے والے کسی بھی اخراج کی مختصر تشریح کی جانی چاہیے۔

ایک درخواست گزار کے FOIA حقوق

دولت مشترکہ کے شہری اور دولت مشترکہ میں گردش کرنے والے میڈیا کے نمائندے یہ کر سکتے ہیں:

• عوامی ریکارڈ، یا دونوں کی نقول کا معائنہ کرنے یا وصول کرنے کی درخواست؛
• درخواست کریں کہ درخواست کردہ ریکارڈز کے لیے کسی بھی چارجز کا پہلے سے تخمینہ لگایا جائے؛
• § 2 کے مطابق ایک پٹیشن دائر کریں۔ 2-3713 ڈسٹرکٹ یا سرکٹ کورٹ میں FOIA کی تعمیل پر مجبور کرنے کے لیے، اگر درخواست گزار کو یقین ہے کہ اس کے FOIA کے حقوق کی خلاف ورزی ہوئی ہے؛ اور
• US میل، فیکس، ای میل، ذاتی طور پر، یا فون پر ریکارڈز کی درخواست کریں۔ FOIA DOE ضرورت نہیں ہے کہ درخواست تحریری ہو، اور نہ ہی DOE یہ بتانے کی ضرورت ہے کہ FOIA کے تحت ریکارڈز مانگے جا رہے ہیں۔ تاہم، براہ کرم نوٹ کریں:
• تحریری طور پر درخواست کرنا مفید ہو سکتا ہے۔ یہ درخواست کا ریکارڈ فراہم کرتا ہے۔ یہ ایک واضح بیان بھی دیتا ہے کہ کون سے ریکارڈز کی درخواست کی جا رہی ہے، تاکہ زبانی درخواست پر کوئی غلط فہمی نہ ہو۔ دفتر، تاہم، اگر تحریری طور پر نہیں تو زبانی FOIA کی درخواستوں کا جواب دے گا۔
• درخواست کو "معقول خصوصیت" کے ساتھ مطلوبہ ریکارڈ کی شناخت کرنی چاہیے۔ یہ ایک عام فہم معیار ہے۔ یہ DOE کا حوالہ یا ان ریکارڈوں کی تعداد یا تعداد کو محدود نہیں کرتا ہے جن کی درخواست کی جا سکتی ہے۔ بلکہ، اس کا تقاضا ہے کہ درخواست کافی مخصوص ہو تاکہ دفتر مطلوبہ ریکارڈز کی شناخت اور اس کا پتہ لگا سکے۔
• درخواست میں ریکارڈ یا دستاویزات طلب کرنا ضروری ہے۔ FOIA ریکارڈ کا معائنہ کرنے یا کاپی کرنے کا حق فراہم کرتا ہے۔ اس DOE اطلاق ایسی صورت حال پر نہیں ہوتا جہاں دفتر کے کام کے بارے میں عمومی سوالات پوچھے جاتے ہیں۔
• ریکارڈز کی درخواست کرنے والا شخص کسی بھی فارمیٹ میں الیکٹرانک ریکارڈز وصول کرنے کا انتخاب کر سکتا ہے جسے دفتر کے باقاعدہ کاروبار میں استعمال کیا جاتا ہے۔ مثال کے طور پر، اگر ایکسل ڈیٹا بیس میں رکھے گئے ریکارڈز کی درخواست کی جاتی ہے، تو درخواست ان ریکارڈز کو الیکٹرانک طور پر، ای میل کے ذریعے یا کمپیوٹر ڈسک پر وصول کرنے کا انتخاب کر سکتی ہے، یا ان ریکارڈوں کی پرنٹ شدہ کاپی حاصل کر سکتی ہے۔

اگر دفتر کے پاس کسی درخواست کے بارے میں سوالات ہیں، تو دفتر درخواست کرنے والے شخص کے ساتھ یہ سمجھنے کی کوشش کرے گا کہ کون سی معلومات مانگی جا رہی ہے۔ FOIA کی درخواست کرنا کوئی مخالفانہ عمل نہیں ہے، لیکن دفتر کو درخواست کے بارے میں وضاحت کی ضرورت ہو سکتی ہے۔

FOIA کی درخواست کا جواب دینے میں دفتر کی ذمہ داریاں

دفتر کو درخواست کے موصول ہونے کے پانچ (5) کام کے دنوں کے اندر جواب دینا چاہیے۔ درخواست موصول ہونے کے اگلے دن "ایک دن" سمجھا جاتا ہے۔ پانچ دن کی مدت DOE اختتام ہفتہ یا تعطیلات شامل نہیں ہیں۔ اگر کوئی درخواست 5pm EST کے بعد موصول ہوتی ہے، تو درخواست کو اگلے کام کے دن موصول سمجھا جائے گا۔

عوامی ریکارڈ کی درخواست کی وجہ درکار نہیں ہے۔  دفتر نہیں پوچھے گا کہ ریکارڈ کیوں طلب کیا جا رہا ہے۔ تاہم، FOIA DOE دفتر کو درخواست گزار کا نام اور قانونی پتہ پوچھنے کی اجازت دیتا ہے۔

FOIA کا تقاضہ ہے کہ آفس پانچ دن کی مدت کے اندر کسی درخواست پر درج ذیل جوابات میں سے ایک جواب دے۔

• ہم درخواست کردہ عوامی ریکارڈ کو مکمل طور پر فراہم کریں گے۔
• ہم درخواست کردہ تمام عوامی ریکارڈز کو روک لیں گے، کیونکہ تمام عوامی ریکارڈ ایک مخصوص قانونی اخراج کے تابع ہیں۔ اگر تمام ریکارڈز کو روکا جا رہا ہے، تو دفتر کو تحریری طور پر جواب فراہم کرنا چاہیے۔ اس تحریری جواب میں ریکارڈ کے حجم اور موضوع کی شناخت ہونی چاہیے، اور کوڈ آف ورجینیا کے مخصوص حصے کو بیان کرنا چاہیے جو عوامی ریکارڈ کو افشاء سے بچاتا ہے۔
• ہم درخواست کردہ عوامی ریکارڈز میں سے کچھ فراہم کریں گے، لیکن دوسروں کو روک دیں گے۔ آفس پورے ریکارڈ کو نہیں روک سکتا اگر اس کا صرف ایک حصہ خارج ہونے سے مشروط ہو۔ اس صورت میں، آفس ریکارڈ کے اس حصے کو دوبارہ ترتیب دے سکتا ہے جسے روکا جا سکتا ہے، اور اسے عوامی ریکارڈ کا باقی حصہ فراہم کرنا چاہیے۔ دفتر کو لازمی طور پر ایک تحریری جواب فراہم کرنا چاہیے جس میں کوڈ آف ورجینیا کے مخصوص حصے کو بتایا جائے جو کہ درخواست کردہ ریکارڈ کے کچھ حصوں کو روکے جانے کی اجازت دیتا ہے۔
• اگر دفتر کے لیے پانچ دن کی مدت کے اندر کسی درخواست کا جواب دینا منطقی طور پر ناممکن ہے، تو دفتر کو حالات کی وضاحت کرتے ہوئے اسے تحریری طور پر بیان کرنا چاہیے۔ یہ دفتر کو سات (7) اضافی کام کے دنوں کی درخواست کا جواب دینے کی اجازت دے گا۔

اگر درخواست عوامی ریکارڈ کی ایک بہت بڑی تعداد کے لیے ہے اور دفتر دیگر تنظیمی ذمہ داریوں میں خلل ڈالے بغیر بارہ (12) دنوں کے اندر ریکارڈ فراہم نہیں کر سکتا، تو دفتر درخواست کا جواب دینے کے لیے اضافی وقت کے لیے عدالت سے درخواست کر سکتا ہے۔ تاہم، FOIA کا تقاضا ہے کہ دفتر درخواست گزار کے ساتھ درخواست کے دائرہ کار یا عدالت میں عرضی دینے سے پہلے پروڈکشن کے بارے میں ایک معاہدے تک پہنچنے کے لیے معقول کوشش کرے۔

لاگتیں

• دفتر عوامی ریکارڈز تلاش کرنے والے شخص سے ریکارڈ کی ادائیگی کے لیے تقاضہ کر سکتا ہے۔ FOIA دفتر کو FOIA کی درخواستوں کا جواب دینے کے اصل اخراجات کے لیے چارج کرنے کی اجازت دیتا ہے۔ اس میں وہ آئٹمز شامل ہوں گے جیسے کہ درخواست کردہ ریکارڈز کی تلاش میں عملے کا وقت، کاپی کرنے کے اخراجات یا براہ راست درخواست کردہ ریکارڈ کی فراہمی سے متعلق کوئی اور اخراجات۔ اس میں عمومی اوور ہیڈ اخراجات شامل نہیں ہو سکتے۔
• اگر آفس کا تخمینہ ہے کہ درخواست کا جواب دینے کے لیے $200 سے زیادہ لاگت آئے گی، تو آفس عوامی ریکارڈ کی تلاش کرنے والے شخص سے درخواست کا جواب دینے کے لیے آگے بڑھنے سے پہلے ڈپازٹ ادا کرنے کا مطالبہ کر سکتا ہے۔
• عوامی ریکارڈ کی تلاش کرنے والا شخص درخواست کر سکتا ہے کہ دفتر درخواست کردہ ریکارڈ کی فراہمی کے لیے پہلے سے چارجز کا تخمینہ لگائے۔ اس سے ریکارڈ کی تلاش کرنے والے شخص کو سامنے آنے والے کسی بھی اخراجات کو سمجھنے، یا اسے تخمینہ لاگت کو کم کرنے کی کوشش میں درخواست میں ترمیم کرنے کا موقع ملے گا۔

عام طور پر استعمال شدہ استثنیٰ

ایکٹ کسی بھی عوامی ادارے کو اجازت دیتا ہے کہ وہ کچھ ریکارڈز کو عوامی افشاء سے روک سکے۔ دفتر عام طور پر درج ذیل استثنیٰ کے تحت ریکارڈز کو روکتا ہے (حالانکہ ایکٹ یا کوڈ آف ورجینیا کے تحت دیگر اخراجیں بھی عوامی ریکارڈ کو افشاء سے محفوظ رکھ سکتی ہیں):

• عملے کے ریکارڈ (§ 2.2-3705.1(1))؛
• ریکارڈز اٹارنی کلائنٹ کے استحقاق سے مشروط ہیں (§ 2.2-3705.1(2)) یا اٹارنی ورک پروڈکٹ (§ 2.2-3705.1(3))؛
• وینڈر کی ملکیتی معلومات کا سافٹ ویئر (§ 2.2-3705.1(6))؛
• معاہدے کی گفت و شنید اور ایوارڈ سے متعلق ریکارڈز، معاہدے سے پہلے (§ 2.2-3705.1(12))؛ اور
• کام کے کاغذات اور گورنر کے خط و کتابت (§ 2.2-3705.7(2))۔